COMIENZO TEMARIO NIVEL 3, MÓDULO 6

El módulo 6 es muy interesante e instructivo, sólo se imparte a los alumnos de nivel 3 porque es un nivel avanzado y consta de:


TEMA - GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO EN SOPORTE CONVENCIONAL E INFORMÁTICO.

U.F.1. Sistemas de archivo y clasificación de documentos.


EL ARCHIVO. CONCEPTOS Y FINALIDAD.

• Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto.
• Por su contenido: público o privado.
• Por  la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo.
• Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico.

 SISTEMAS DE REGISTRO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

• Alfabético.
• Numérico .
• Alfanumérico.
• Temático.
• Geográfico.
• Cronológico.
• Otros.

 MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO FÍSICO.

• Recursos materiales.
• Infraestructura de archivo. 

PLANIFICACIÓN DE UN ARCHIVO DE GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN.

•  Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad, para fijar la estructura de archivo más adecuada.

•  Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar.

•  Sistemas de registro y codificación a implantar.

• Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del personal.

•  Definición de las formas de acceso al archivo.

• Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica: destrucción, archivo definitivo...

•  Elaboración del Manual de Archivo, atendiendo a la normativa vigente, en  relación con la calidad, uso y conservación de archivos.

ENFOQUES Y SISTEMAS DE CALIDAD EN LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN     

• UNE-ISO 15489.
• Modelo EFQM de Excelencia.
• Otras Normas.

Es decir, es comenzar con el archivo desde el principio y organizar todo los detalles para trabajar con los recursos necesarios e importantes para realizar un trabajo de gran calidad. Lo más importante es recoger, custodiar y servir los documentos. Lo principal es conocer las instituciones al dedillo, para gestionarlos mejor y saber clarificarlos.